XMLs y Facturación

Cómo conciliar tus XMLs con tu contabilidad y el SAT

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Author: iAudita

Si lo que tienes en tu sistema contable no coincide con lo que el SAT tiene registrado, tienes un problema. El SAT cruza tu información automáticamente y cualquier diferencia es candidata a generar carta invitación, requerimiento o algo peor.

¿Por qué necesitas conciliar?

La conciliación no es opcional: es la diferencia entre estar tranquilo y recibir una sorpresa del SAT. Estas son las razones por las que no puedes ignorarla:

El SAT tiene su propia versión de tu realidad fiscal
Cruza tus CFDIs contra tus declaraciones automáticamente. Si no coinciden, lo sabe antes que tú.
Las diferencias se acumulan silenciosamente
Una factura no registrada hoy, otra cancelada sin ajustar mañana... en meses, el problema es enorme.
La conciliación manual es insostenible
Con 50 facturas es tedioso, con 500 es imposible, y con múltiples empresas simplemente no se puede.

Lo que el SAT ve vs lo que tú declaras

Ingresos según CFDIs

Sumado por el SAT

$2,450,000

Ingresos declarados

Tu declaración mensual

$2,380,000

Diferencia detectada

Candidata a carta invitación

$70,000

Diferencias más comunes entre XMLs y contabilidad

Estas son las discrepancias que encontramos con más frecuencia. Revisa si alguna te suena familiar.

Facturas no registradas

CFDIs emitidos o recibidos que nunca se registraron en el sistema contable. El SAT los tiene, tú no.

Canceladas sin ajustar

Facturas que se cancelaron después de haber sido contabilizadas, pero el ajuste nunca se hizo.

Complementos faltantes

Complementos de pago que no se emitieron o que no se vincularon correctamente a la factura original.

Diferencias en montos

Errores de captura, conversiones de tipo de cambio incorrectas o redondeos que generan centavos de diferencia.

Periodo incorrecto

Facturas registradas en un mes diferente al que corresponden, afectando la declaración del periodo.

Proveedores EFOS

Facturas de proveedores incluidos en la lista negra del SAT (Art. 69-B) que ponen en riesgo tus deducciones.

Cómo conciliar paso a paso

Sigue estos 5 pasos para mantener tu información alineada con el SAT.

1

Obtén tus XMLs completos

Descarga todos tus CFDIs emitidos y recibidos del periodo que vas a conciliar. Asegúrate de incluir todos los tipos: ingresos, egresos, traslados, nómina y pagos. Si lo haces desde el portal del SAT, recuerda que hay límites; con herramientas como iAudita puedes descargar hasta 200,000 XMLs por petición.

2

Compara totales por tipo de comprobante

Suma tus ingresos facturados, tus gastos deducidos, tus complementos de pago y nómina. Compara esos totales contra lo que tienes en tu contabilidad. Si los totales ya no cuadran, es señal de que hay diferencias importantes por encontrar.

3

Identifica diferencias específicas

Cruza cada UUID de tus XMLs contra los registros de tu contabilidad. Detecta qué facturas están en el SAT pero no en tus registros, cuáles están registradas pero canceladas, y cuáles tienen montos diferentes.

4

Clasifica cada diferencia

No todas las diferencias se resuelven igual. Clasifica cada una para tomar la acción correcta:

Falta registrar

Cancelada

Monto diferente

Periodo incorrecto

Complemento faltante

5

Corrige y documenta

Realiza los ajustes en tu contabilidad, presenta complementarias si es necesario, y documenta cada corrección. Mantén un expediente de tu conciliación: si el SAT te requiere, este expediente es tu mejor defensa.

La trampa del "ya lo reviso después"

Cada mes que pasa sin conciliar acumula más diferencias. Lo que en enero era una factura fácil de ubicar, para diciembre es una aguja en un pajar de cientos de comprobantes.

Momento ideal para conciliar: al cierre de cada mes, antes de presentar tu declaración. No esperes a la anual.

Automatización

Cómo iAudita simplifica la conciliación

Automatizamos lo que manualmente tomaría horas o días. Todo en un solo lugar, para una o múltiples empresas.

Comparación automática

SAT vs contabilidad en segundos. Detecta faltantes, sobrantes y diferencias de montos.

Facturas canceladas

Detección automática de cancelaciones para que ajustes tu contabilidad a tiempo.

Complementos de pago

Monitoreo de complementos faltantes vinculados a facturas PPD.

Verificación EFOS

Cada proveedor verificado contra la lista 69-B del SAT de forma automática.

Resúmenes con Excel

Ingresos y egresos por mes, estimación de IVA e ISR, con exportación a Excel integrada.

Alertas por WhatsApp

Recibe notificaciones de diferencias importantes directamente en tu celular.

Multi-empresa consolidado: gestiona todos tus RFCs desde un solo panel

Preguntas frecuentes

Resolvemos las dudas más comunes sobre la conciliación de XMLs.

Lo ideal es conciliar mensualmente, al cierre de cada mes y antes de presentar tu declaración. Como mínimo absoluto, debes hacer una conciliación completa antes de la declaración anual. Mientras más tiempo dejes pasar, más diferencias se acumulan y más difícil es identificar y corregir cada una.

Primero verifica con el proveedor o cliente que la factura sea legítima. Si es legítima, regístrala en tu contabilidad en el periodo correcto. Si no la reconoces, investiga a fondo: podría ser un error del emisor o incluso una factura apócrifa. Documenta todo el proceso de investigación por si el SAT lo requiere.

Sí, definitivamente. Si ya declaraste ingresos o deducciones basados en una factura que después fue cancelada, necesitas presentar una declaración complementaria para corregir los montos. No ajustar las cancelaciones es una de las causas más comunes de discrepancias con el SAT.

Depende del estatus del proveedor en la lista 69-B. Si tiene estatus Definitivo, no puedes deducir esa factura bajo ninguna circunstancia. Si tiene estatus Presunto, técnicamente aún puedes deducir pero con precauciones: documenta la operación, conserva evidencia de que el servicio o producto fue real, y consulta con tu contador. Te recomendamos leer nuestra guía completa sobre EFOS y proveedores para más detalles.

No evita que el SAT te audite, pero te prepara enormemente. Si tu información coincide perfectamente entre tus registros contables, tus XMLs y lo que el SAT tiene, cualquier revisión será mucho más rápida y con menos observaciones. La conciliación es tu mejor defensa preventiva.

Sí, definitivamente. El PAC (Proveedor Autorizado de Certificación) solo se encarga de timbrar y emitir tus facturas, pero no verifica que estén correctamente registradas en tu contabilidad. Puedes tener facturas timbradas que no se registraron, cancelaciones no reflejadas o complementos de pago faltantes. El PAC emite, pero no concilia.

¿Listo para conciliar sin dolores de cabeza?

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